Privacybeleid

Deelnemers & Exposanten

Toepasselijk recht

De verwerking van persoonsgegevens (hierna “de gegevens” genoemd) die onder dit privacybeleid vallen, is onderworpen aan het Belgisch recht, met name de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens), hierna de “privacywetgeving” genoemd.

Gegevensbeheerder

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens is het bedrijf / de vereniging die wordt aangeduid als de verantwoordelijke voor het evenement /de activiteit (hierna “evenement”) waarvoor u zich registreert. Contactgegevens zijn beschikbaar op de website van het evenement waarvoor u zich registreert.

Meet U There is de organisator van het evenement namens het bovengenoemde bedrijf / vereniging. Daarom wordt Meet U There beschouwd als de onderaannemer van de gegevensbeheerder voor de toepassing van de privacywetgeving.

Op wie is ons gegevensbeschermingsbeleid van toepassing?

Dit beleid is van toepassing op onze huidige en voormalige klanten (geregistreerd voor onze evenementen). Het is ook van toepassing op al onze huidige en voormalige leveranciers, evenals huidige en voormalige sprekers.

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

We kunnen de volgende soorten gegevens verwerken, afhankelijk van onze relatie met u en afhankelijk van het type evenement waarin u betrokken bent:

Naam, voornaam, geslacht, taal, functie
Uw bedrijfsgegevens: postadres, vast en / of mobiel telefoonnummer, e-mailadres
Gegevens van uw bedrijf: naam, rechtsvorm, postadres, vast en / of mobiel telefoonnummer, e-mailadres, btw-nummer en bedrijfsregistratienummer, contactpersonen
Factuuradres
Transactie-, contract- en betalingsgeschiedenis
Financiële gegevens (bijv. bankrekeningnummer, creditcard)
Specifieke gegevens met betrekking tot de activiteiten waarbij u betrokken bent: bijv. uw maat, schoenmaat, paspoortnummer/identiteitskaart (verwerking voor veiligheidsdoeleinden),…
Registratiedatum en bron van de informatie
Foto’s genomen tijdens het event

Gebruik van uw gegevens en wettelijke basis

Met uw toestemming (rechtsgrondslag: artikel 6a van de privacywetgeving) verzamelen en verwerken wij gegevens voor de volgende specifieke doeleinden:

Om vragen te beantwoorden via onze website of een ander communicatiekanaal
Om u de nieuwsbrieven te sturen waarop u bent geabonneerd.

U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken (zie hieronder, “Uw rechten uitoefenen”)

In het kader van offerteaanvragen of de uitvoering van uw contract (rechtsgrondslag: artikel 6b van de privacywetgeving) verzamelen en verwerken wij gegevens voor de volgende specifieke doeleinden:

Om uw deelname te beheren voor de evenementen / activiteiten waarvoor u zich inschrijft
Om uw contract uit te voeren of uw offerteaanvraag af te handelen
Voor de algemene administratie van onze klanten en leveranciers, inclusief boekhouding, de behandeling van geschillen en rechtszaken, de terugvordering of overdracht van vorderingen en de bescherming van onze rechten in het algemeen

Als we een legitiem belang hebben in de context van onze marketingactiviteiten of in de context van de praktische uitvoering van onze economische activiteiten (rechtsgrondslag: artikel 6f van de privacywetgeving), verzamelen en verwerken we gegevens voor de volgende specifieke doeleinden:

In overeenstemming met de wet, kunnen we u e-mails sturen over onze activiteiten op basis van uw impliciete toestemming als u ons uw e-mailadres hebt gegeven bij het afsluiten van een contract. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen dergelijk gebruik (u kunt zich eenvoudig afmelden door te klikken op de link onderaan elke e-mail).
Om contact met u op te nemen met als doel het vermarkten van onze producten en diensten, in voorkomend geval op basis van uw marketingprofiel
Om u als mogelijke kandidaat-spreker te contacteren wanneer wij sprekers zoeken
Voor het uitvoeren van onderzoeken, tests en analyses (inclusief klant- of marktonderzoeken) met het oog op het verbeteren van onze producten, interne procedures en algemene service
Om statistische of trendanalyses uit te voeren voor financieel beheer, marketing of rapportagedoeleinden
Om fraude en misbruik te voorkomen of te bestrijden

Om te voldoen aan de wettelijke vereisten waaraan we moeten voldoen (rechtsgrondslag: artikel 6c van de privacywetgeving):

In bepaalde gevallen zijn wij ook onderworpen aan wettelijke verplichtingen die de verwerking en / of overdracht van bepaalde persoonsgegevens aan de administratieve autoriteiten of door de wet aangewezen instellingen vereisen.

Overdracht van uw persoonlijke gegevens aan derden

Uw gegevens kunnen in de volgende gevallen aan derden worden verstrekt:

In het kader van diensten vragen we aan onze onderaannemers om in onze naam op te treden (bijv. Meet U There die namens ons het evenement organiseert, onze IT-onderaannemers, e-mailplatforms, incassobureaus, enz.) en uitsluitend in overeenstemming met onze instructies
Aan onze wettelijke opvolgers
Aan bedrijven die tot dezelfde groep behoren voor vergelijkbare doeleinden
Aan bepaalde autoriteiten om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen

Overdracht van gegevens buiten de Europese Unie

Uw persoonlijke gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Unie.

Hoe lang worden uw gegevens opgeslagen in onze database?

Uw persoonlijke gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de beoogde doeleinden. De bewaarperiode kan variëren naargelang het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt.

Klanten: 10 jaar na uw laatste deelname aan ons evenement. Deze bewaarperiode is niet van toepassing als u een onbetaalde schuld hebt. In dit geval worden uw gegevens bewaard zolang de schuld uitstaat.
Leveranciers: 10 jaar na de vervaldatum van uw contract
Nieuwsbrief: totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief
Archivering: uw persoonlijke gegevens kunnen ook langer worden bewaard voor andere doeleinden, bijvoorbeeld om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijv. boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) of als we bepaalde informatie als bewijs in een rechtszaak moeten indienen. Toegang tot gearchiveerde gegevens is beperkt.

Beveiliging van uw gegevens

Wij doen er alles aan om de organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen te nemen die geschikt en noodzakelijk zijn om uw gegevens te beschermen en om uw privacy te respecteren, in het bijzonder om het verlies, onwettig gebruik of wijziging van de informatie die we verzamelen te voorkomen.

Onze medewerkers die toegang hebben tot uw gegevens, worden op de hoogte gebracht van het feit dat zij persoonsgegevens verwerken die wettelijk beschermd zijn en mogen deze gegevens alleen gebruiken voor zover dit nodig is om hun taken op gepaste wijze uit te voeren.

Beschrijving van uw rechten en hoe u ze kunt uitoefenen

Recht van toegang en rectificatie

In overeenstemming met de privacywetgeving heeft u het recht op toegang tot uw gegevens. U hebt ook het recht om ons te vragen om onjuiste informatie over u te corrigeren of onvolledige informatie in te vullen.

Het recht om uw toestemming in te trekken

Als u uw toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

Recht op bezwaar

U hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens en zonder uw beslissing te moeten verantwoorden in de gevallen die door de wet worden gespecificeerd.

Recht om te wissen

U hebt ook het recht om te verzoeken dat uw gegevens in de door de wet gespecificeerde gevallen volledig uit onze database worden gewist.

Recht op beperking van verwerking

Als u de verwerking van uw gegevens betwist, kunt u de beperking van de verwerking van uw persoonlijke gegevens aanvragen. In dit geval stoppen we met het gebruik van uw gegevens totdat het geschil is opgelost.

Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens

U kunt verzoeken om de draagbaarheid van de gegevens die u ons hebt meegedeeld. In dit geval zullen we ze verzenden naar de ontvanger van uw keuze.

Uw rechten uitoefenen

U moet ons een schriftelijk verzoek sturen. We behouden ons het recht voor om u te vragen uw identiteit te bewijzen (om te voorkomen dat uw gegevens aan andere personen worden bekendgemaakt).

U kunt schrijven naar het adres dat op de betreffende website wordt vermeld.

In overeenstemming met de privacywetgeving wordt uw verzoek behandeld binnen dertig dagen vanaf het moment dat wij over alle informatie beschikken die nodig is om uw verzoek te behandelen.

Als uw verzoek ingewikkeld is, kan deze tijdslimiet met maximaal twee maanden worden verlengd, maar we zullen u van tevoren op de hoogte stellen.

U kunt ook een beroep doen op de gegevensbeschermingsautoriteit op dit adres: Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, of per e-mail commission@privacycommission.be.